Автоматизация делопроизводства

Essays, graduation theses, projects, papers (preview)

Type: Essay. File: Word (.doc) in zip archive. Category: Informatics, IT
This essay's address is http://referat-kursovaya.repetitor.info/?essayId=25170 or
Download
Tables, graphs and illustrations are not shown in the preview mode. To get the complete version, please click the «Download» button. Abstracts are provided for revision and acquainting purposes, not for plagiarism!

Введение

Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.

Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]

Вся документация организации делится на три документопотока:

* входящие (поступающие) документы;

* исходящие (отправляемые) документы;

* внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

* входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

* в pa6оте, которые ждут его действий;

* на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

* В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

* прием и первичная обработка документов;

* предварительное рассмотрение и распределение документов;

* регистрация;

* контроль за исполнением;

* информационно-справочная работа;

* исполнение документов и отправка.

Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

* программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура "клиент /сервер");

* поддержка распределенной обработки информации;

* возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

* открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

* типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

* коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

* возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

* средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

* возможности контроля за прохождением документов;

* способ оповещения должностных лиц;

* особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

* средства регламентации доступа и криптозащиты;

* средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

* ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

ВВОД.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

ХРАНЕНИЕ.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

* возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

* организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

* высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

* экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

* возможность централизованного развития вычислительных средств.

АТРИБУТИВНЫЙ И КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК.

Функции систем автоматизации делопроизводства.

Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ. Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.


At any use of materials of this site please place a hyperlink to it.
Designed and developed by Awelan
www.megastock.ru
Проверить аттестат